كيف أجيد تخطيط الوقت في وظيفتي؟

كيف أجيد تخطيط الوقت في وظيفتي؟

محمد فتحي.. خبير إداري
1- اسأل نفسك:
ما هو الغرض الأساسى من وظيفتى؟ أو بمعنى آخر ما هو سبب وجودى فى "شركتى"؟
الغرض أو الهدف الأساسى الحصول على راتب محترم من خلال تطوير العمل فى الشركة لماذا أنا هنا؟
2- اسأل نفسك:
ما هى المجالات الأساسية التى أركز فيها نشاطى كى أحقق أغراضى الرئيسية؟
إذا كنت تعمل داخل إدارة التسويق بالشركة، ومهمتك هى التعامل مع العملاء فإن نشاطك سوف يكون مركزا على:
تحديد العملاء تطوير العمل مع وضع أهداف
الجدد العملاء الحاليين وإنجازها
وبهذا المفهوم فالمجالات الأساسية هى عبارة عن المجالات التى توزع فيها وقتك ومجهودك لتحقيق غرضك الرئيسى.
3- اسأل نفسك:
ما هو الهدف أو الأهداف التى يمكن تحقيقها من أداء كل نشاط؟
بمعنى آخر إن أى نشاط يتم تخصيص وقت ومجهود له يجب أن يكون له هدف محدد.
وفى ضوء تحديد النشاط السابق فإن الهدف- إذا كنت تعمل داخل إدارة التسويق بالشركة- من كل نشاط قد يكون كما يلى:
الأنشطة العملاء العملاء وضع الأهداف
الرئيسية الجدد الحاليين وإنجازها
الأهداف البحث عن عملاء جدد زيادة العملاء الحاليين وضع أهداف بيعية ثم متابعة أداء المبيعات
التخطيط وتحديد الأولويات:
ويهدف إلى:
* تحديد ترتيب تنفيذ الأنشطة داخل الوظيفة (بماذا نبدأ وبماذا ننتهى؟).
* تحديد الوقت المحدد لكل نشاط داخل الوظيفة.
* التمييز والتفرقة بين الأنشطة العاجلة والأنشطة الهامة.
لاحظ أن الفرد لابد أن يحدد توالى أو ترتيب الأنشطة اللازمة لأداء وظيفته
بمعنى أنه يحدد أيا من المهام يبدأ بها والمهمة التالية حتى المهمة
الأخيرة. وبالإضافة إلى ترتيب هذه المهام فإن من المهم تحديد الوقت المخصص
لكل مهمة وهناك قاعدتان فى هذا المجال وهما:
20/80 ومعناه، أن 20% من وقت الشخص قد يؤدي إلى تحقيق 80% من النتائج
80/20 ومعناه، أن 80% من وقت الشخص ينفق فى 20% من الأنشطة الهامة
والآن خطط الآتي:
1- يجب أن تؤكد بداية على ضرورة التخطيط كتابة "الحبر الضعيف خير من الذاكرة القوية".
2- إعداد قائمة بجميع المهام التى يجب عليك تنفيذها.
* لا تحاول فى هذه القائمة ترتيب المهام حسب أهميتها أو أولويتها، ولكن دونها تبعا لتواردها إلى ذهنك.
* لا تنس الأعمال الروتينية المطلوب منك القيام بها. فإنها تستحوذ هى الأخرى على جزء غير بسيط من وقتك.
3- حاول بعد ذلك توقع الزمن الذى سوف تستغرقه عملية تنفيذ كل مهمة من هذه المهام.
4- اجمع الزمن اللازم للانتهاء من جميع المهام.
5- قارن هذا الزمن مع الزمن المتاح لك فعلا، سوف تكتشف أن الزمن اللازم لإنهاء جميع المهام يفوق كثيرا الزمن المتاح لك فعلا.
6- وهنا يجب عليك إعادة النظر فى شتى المهام التى سبق لك تدوينها لغرض تعديل المهام وتصنيفها.
يمكن ترجمة عملية التخطيط وتحديد الأولويات وتنظيم الوقت كما يلي:
* حاول أن تكتب قائمة بالأنشطة التى سوف تؤديها فى اليوم.
* صنف الأنشطة التى سوف تؤديها إلى أنشطة هامة وأنشطة عاجلة ثم حدد أولويات كل منها.
* حاول دائما أن تراجع مفكرتك اليومية باستمرار لمعرفة ما تم إنجازه وما لم يتم.
* قبل أداء أى عمل اسأل نفسك "لماذا أنا؟" هل من الضرورى أن أقوم أنا بهذا النشاط؟ وهل من الممكن أن يقوم به شخص آخر؟
* حاول تجميع الأنشطة المتشابهة مع بعضها "مع إدارة معينة مثلا" لعدم ضياع الوقت.
* حاول التركيز على الأنشطة الأساسية والرئيسية اليومية ولا تجعل الأنشطة العاجلة غير الهامة تؤثر على وقتك.
إن تحديد الأولويات يحقق لك الفوائد التالية:
* تركيز قدراتك البدنية والعقلية على مهمة واحدة خلال فترة زمنية معينة.
* عند منتصف اليوم تجد نفسك قد انتهيت من تأدية المهام المهمة أو
المستعجلة، هذا الوضع فى حد ذاته دفعة نفسية قوية ورضاء عام عن الذات
"انسجام مع النفس".
* تنفيذ جميع المهام التى يقاس على نتائجها معدل أدائك من قبل رؤسائك أولا بأول "انسجام مع رؤسائك".
* هذا الانسجام مع النفس ومع الرؤساء سوف ينعكس على تعاملك مع مرؤوسيك "انسجام مع المرؤوسين".
* قلة الضغط والعصبى.
* المحافظة على المواعيد.
ولكن اعلم جيدا أنك أنت الشخص الوحيد الذى يمكنه تحديد أولوياتك
حاول ترتيب هذه الأولويات حسب القاعدة التالية:
* مهام (أ)، هامة جدا ولا يمكن تفويضها.
* مهام (ب)، هامة ولكن يمكن تفويضها.
* مهام (جـ)، أعمال روتينية يجب تفويضها.
وهنا يجب أن تسأل نفسك:
* هل تعتقد أن الوقت الذى تستغرقه فى أداء عمل معين يعادل دائما قيمة هذا العمل؟
إن العلاقات بين الوقت والنتائج يمكن توضيحها بشكل آخر وذلك عن طريق تقسيم
أولويات المهام إلى مهام (أ) ومهام (ب) ومهام(جـ) السابق الإشارة إليها.
إن المهام (أ) يجب أن تستحوذ على ما لا يقل عن 65% من وقتك.
والمهام (ب) على ما لا يزيد على 20%.
والمهام (جـ) على ما لا يزيد على 15%.
المصدر: أبجديات التفوق الإداري.