كيف نحصل على وقت إضافي لاعمالنا؟

كيف نحصل على وقت إضافي لاعمالنا؟

في ما يلي مجموعة نصائح نصائح تجعل وقتك واسعا، وتجعلك قادرا على صرفه بنجاح.
أولا: حدد الساعات التي تريد أن تقضيها في الأعمال المختلفة.
وحاول أن تتقيد بها ولو بنسبة 70% فسرعان ما تجد أنك أنجزت الكثي وزاد لك وقت إضافي:
مثلا حدد عدد ساعات العمل، وعدد الساعات التي تريد قضاءها أمام التلفزيون
وعدد الساعات التي تريد قضاءها مع أصدقائك وعدد ساعات الترفيه مع العائلة.
وتقيد بذلك ما استطعت لمدة أسبوعين فقط، فسوف تجد ما يلي:
أ‌- وقف الانجرار غير المقصود وراء النزاهات والأمور التافهة.
ب‌- وقف تداخل الأمور والأعمال بعضها في بعض، وفي الحقيقة فإن التخطيط يعطيك وقتا إضافي كما يريح أعصابك أيضا.
ولو لم تخطط لوقتك فإنك في الحقيقة لا تضيع وقتك بل تضيع أعمالك. إن
الطلاب الذين يتوجب عليهم أن يدرسوا لامتحان أو يعدوا وسالة فصلية يزعمون
أنهم لا يقدرون على الدرس إلا إذا كانوا في حال نفسية ملائمة. وغالبا ما
تكون النتيجة أنهم يؤجلون الشغل إلى ما شاء الله ولا يستمتعون بأوقات
فراغهم لأنهم دائمو القلق على الشغل الذي ينتظرهم.
أخيرا يدهمهم الوقت ويرغمهم على الجهد المضني، وعلى رغم التجارب التي
يمرون بها فلا يخطر لهم أن التخطيط المتقن هو أقرب إلى الصواب، بل ينتهون
إلى الاعتقاد
أنهم لا يستطيعون العمل إلا تحت تأثير الضغط.
إن الذين يكرهون التخطيط هم الذين يتخيلون صورتين: الأولى صورة المخطط
المفرط في الدقة الذي يحاصره التفكير في الموعد الأخير لإنجاز العمل،
والثانية صورة المتهاون المنكر للتخطيط الذي يعمل طوال الليل حين يطيب له
العمل لكنه لا يحجم عن ترك عمله فجأة ليذهب في نزهة تدعوه إليها شمس مشرقة.
كلتا الصورتين تفتقر إلى الدقة والصواب. فالمخطط الصالح هو الذي ينظم
أوقاته وفقا لحاجته ويقيم توازنا حسنا بين العمل والفراغ والاسترخاء.
ومنكر التخطيط يخسر حريته تماما عند اقتراب الواعيد والاستحقاقات.
وتذكر دائما: أن التخطيط السليم هو المفتاح لتوفير وقتنا الضائع وتنظيمه.
حقا، إن من حاز على عادة التنظيم فهو يكتسب وقتا أطول، أما الذي يعتمد على
الفوضى فهو قد يرى نفسه مشغولا طوال الوقت ولكنه ليس كذلك.. فهو مشغول
بصرف الوقت، وليس بإنجاز الأعمال.
إن مدة أربع وعشرين ساعة في اليوم الواحد مدة كافية للكثير من العمل،
والكثير من الإنجاز، ولكن تضييع ساعات كثيرة هي التي تجعلها ضيقة..
وكل من يشعر بأنه بحاجة إلى الوقت إضافي لإنجاز ما عليه يعاني فقط مشكلة التنظيم.
إن الوقت هو الحياة بعينها، ومن تركه بدون تنظيم أهدره في مجالات سخيفة، وتبقى عليه واجباته الأساسية، فيشعر دائما بضيق الوقت..
إن معظم المحن هي من نتائج الوقت الذي يساء استحدامه.. بينما تعود كل الإنجازات إلى الاستغلال الجيد للوقت..
ثم إنك سوف تجد الوقت الكافي لإنجاز كل حاجاتك إذا أنت نظمته، وهذا يتطلب وضع جدول بعين الاعتبار ما يجب عليك عمله مقسما على الزمن..
إن البعض قد يكون دقيقا في صرف أمواله، فيحسب دائما حسابا للحاجة،
والإنفاق. كما يحسب حسابا دقيقا للورادات والصادرات، ولكنه يكون مهملا في
ما يرتبط بوقته، فالخسارة في الأموال قد تعوض، ولكن خسارة الوقت لا يمكن
تعويضها، فكل دقيقة تضيع لا تعود أبدا، ولهذا فإن عليك أن تصرف أوقاتك ضمن
جدول زمني محدد، وميزانية دقيقة.
والمطلوب هنا هو تقسيم الأفعال على الزمن عبر وضع خطة لما تريد فعله في غدك، وتقدير متوسط الوقت الذي يتطلبه كل فعل منها.
وإنه من الأهمية بمكان أن تعرف أنه لن يستطيع أحد أن ينظم وقتك إلا أنت،
فحاجاتك تختلف عن حاجات الآخرين، وانتظامك الداخلي صفة خاصة بك مثل بصمات
أصابعك، فلربما تكون من أصحاب الإيقاع البطيء، بينما يكون غيرك من أصحاب
الإيقاع السريع وقد يملك أحدنا مخزونا عظيما من الطاقة يعينه على ساعات
العمل المتصلة بينما يجد آخر أنه لا يحتمل الاستمرار إلا قليلا، مع أن هذا
الاختلاف لن يغير من مقدار الإنجاز الكلي على المدى الطويل.. لكن المهم أن
يقوم كل واحد منا بوضع جدول زمني مناسب لإيقاعه الداخلي..
إن المهم إذن هو مراعاة الانتظام الداخلي في أبداننا، ووضع ميزانية متانسبة معه لصرف الوقت لإنجاز الأعمال.
أي أنه ليس من المهم أن تلتزم بتنظيم معين لوقتك مثلما ينظمه صديقك، ولكن
المهم أن تكون لك طريقة معينة ترتضيها في ما يتعلق بتنظيم الوقت. ولسنا
نجانب الصواب إذا قلنا إن الوقت هو الوعاء الذي تتعاطى نشاطك من خلاله.
فلا غنى لك على الإطلاق عن ذلك الوعاء. لا بد إذا من تحديد شكل هذا الوعاء
والعناية به. وهو من صنعك أنت وطريقة استخدامه من وضعك وهي خاضعة لمشيئتك.
فلا بد لك إذا من تنظيم الوقت ولكن بالطريقة التي ترتضيها بحيث تكون لك
عادة وقتية، أو جدول زمني أوتقسيم ليومك بحيث تعتبر الوقت بمثابة ميزانية
يومية تقوم أنت برصدها وتوزيعها على بنود معينة.
وطبيعي أنك في تنظيم وقتك ستظل مالكا لناصية ذلك التوزيع، فلا تخضع له
خضوعا أعمى غير قابل للتعديل، بل إنك تدخل التعديل المناسب كلما وجدت لذلك
ضرورة. ولكن لا تترك نفسك ووقتك خاضعين للتلقائية ونهبا للمصادفات. وعليك
بتوجيه أنظار أسرتك وأصدقائك إلى ضرورة احترام الروتين الزمني الذي وضعته
لتسيير دفة حياتك. فالواقع أنك ما لم تحمل غيرك على المحافظة على احترام
نظامك الزمني الذي ارتضيته لنفسك، فإنك ستكون خاضعا لكثير من التشتيت
وتضييع الوقت سدى.
ثم هناك أيضا طريقة تنظيم للعمل وإعطاء أولويات لأعمالك. والواقع أنك إذا
حللت حياتك اليومية، لوجدت أنها بمثابة سلسلة من العمليات التي يتكرر
معظمها كل يوم، فليس من بأس إذا من وضع تلك العمليات في سلسلة متجانسة
بحيث تأخذ شكل تقليد يمارس كل يوم بالطريقة نفسها. قد يقول لك قائل: "أليس
في هذا جمود؟" الإجابة بالنفي، إذ إن الجمود هو أن تكون أسير تلك السلسلة
من التقاليد حتى ولو تعارض الروتين الذي وضعته لنفسك مع مصالحك الحيوية
التي تنشأ فجأة وبغير توقع. ولكننا لم ننصحك بأن تعطل مصالحك الحيوية
ملتزما بالروتين، بل قلنا لك إن الروتين يساعدك على إنجاز أعمالك بحيث
يكون خاضعا لإمرتك وبحيث تكون على استعداد لإدخال التعديلات المناسبة فيه،
لأنه من صنعك أنت وهو خادمك المطيع برغم أنك تستهدي به وتلتزم بتربيبه.
ذلك أن ذلك الالتزام ما دامت الحياة تسير سيرا طبيعيا سيجعل حياتك أسلس
كما سيجعل إرادتك بقوتها متجهة إلى ما هو أعلى وأخطر شأنا من تلك الأعمال.
إنك ستوفر ذكاءك ونشاطك الابتكاري لما هو أعلى مستوى من تلك الأعمال
الروتينية.
وتأكد أنه مع وضع قائمة يومية بأعمالك، فإن أقل جهد تبذله سيعود عليك
بأضعاف من الفوائد. وتذكر في هذا الصدد قول تورو: "لا يكفي أن يكون المرء
مشغولا، بل إن السؤال المهم هنا هو: ما هي المهمات التي تشغلنا".
ثانيا: لا تلتزم بما يتجاوز طاقتك.
إن كثيرين يلتزمون بأعمال لا ارتباط لهم بها، ولا يرغبون فيها، وربما
يتحملون مسؤوليات تتجاوز طاقاتهم، فقط لأنهم يعجزون عن أن يقولوا: "لا".
وهم إذ يفعلون ذلك، لا لرغبة ذاتية في المساعدة، بل لأنهم يخافون إغضاب
الآخرين أو لأن شعورهم بعدم الاطمئنان يجعلهم متكلين على رضا الناس. فهم
مستعدون لتلبية كل طلب مهما يكن مزعجا. ولشدة رغبتهم في كسب المدح
والتقدير، فإنهم يغفلون الإشارة إلى ما كلفهم العمل المطلوب من وقت ومشقة.
إن مشكلة العاجزين عن قول "لا" هي أنهم يرتبطون بالتزامات ووعود يعجزون عن
تنفيذها، فيشعرون بالغبن والإرهاق وينقمون على أنفسهم وعلى الآخرين. إنك
تستطيع أن تتعود على التفكير المسبق قبل أن تقبل تكاليف الآخرين لك. يمكنك
أن تقول لكل من يطلب منك القيام ببعض الأعمال:
"اسمح لي، فإن علي التفكير في الأمر قبل إعطائك جوابي" حتى لا تنهمك في أعمال لم يجدر بك القيام بها أصلا.
ثالثا: استغل الفراغات بين الأعمال.
نحن غالبا نسارع إلى الانتقال من نشاط إلى آخر، لكن الفترة القائمة بين
عملين كثيرا ما تضيع. ونقول لأنفسنا: "لا فائدة من بدء عمل جديد بين هذا
وذاك" فإذا كان علينا مثلا كتابة تقرير يستغرق في نظرنا أربع ساعات، فلا
يخطر لنا أن نعالج هذه الوظيفة بتجزئة الوقت ثمانية أنصاف ساعة ونبرر
موقفنا بالادعاء، أن الاندماج في العمل يتطلب أوقاتا أطوال. وننسى أنه سبق
لنا برمجة النشاط التالي الذي قد يكون الاستماع إلى نشرة الأخبار أو حضور
برنامج مثير في التلفزيون. إن أكثر الذين يشكون من ضيق الوقت، على رغم
ازدياد أوقات الفراغ، هم الذين لا يحسنون الإفادة من الأوقات العارضة
والفرص الضائعة في حياتنا العصرية. ينقضي الكثير من الوقت في الانتظار،
ولو أحسنا استغلال ثلث الحالات لأضفنا الكثير إلى وقتنا. فإذا تعودت أن
تحمل قلما وظروفا للرسائل، فإن بإمكانك أن تكتب رسائل إلى أصدقائك كلما
كنت في عيادة طبيب، كما يمكنك حمل كتاب لمطالعته أو حمل دفتر وكتابة كتاب.
رابعا: إبدأ العمل في الوقت الذي تقرره بلا تأخير.
إن الشروع في العمل، هو أصعب مراحل العمل.. ولذلك فإننا ما إن نتجاوز
مرحلة الشروع فورا في العمل نتمهل في تناول الفطور ثم نقرأ الجريدة من
أولها إلى آخرها. نراجع راسئلنا واحدة واحدة لنرى أيها يحتاج إلى جواب
عاجل، ثم نجري مكالمة هاتفية، وأخيرا نقرر أن الإسراع في كتابة رسائلنا
أمر غير ضروري يمكن تأجيله إلى سبت آخر. ولكن حين نجلس للعمل نجده لا
يستغرق سوى وقت يسير، فنأسف لأننا لم نباشره من قبل.
المشكلة ذاتها تعرض لنا حين نتورط في عدد من الوظائف الصغيرة قبل التركيز
على الوظيفة الرئيسية. وفي توزيع جهودنا على هذا المنوال نضيع وقتا كثيرا.
خامسا: ليكن الحفاظ على وقتك أهم من مجاملة الآخرين.
أحيانا تبتلى بشخص يريد أن يسرد لك حديثا تافها لا يرتبط بدنياك ولا
بآخرتك. ولأنك لا تريد مقاطعته، فإنك تخسر الكثير من وقتك وأعمالك، وتخسر
مواعيدك أيضا.
فتعلم كيف تقاطع الطرف الآخر بتهذيب كأن تقول له: "أعذرني لأن علي
الانصراف" فهذا أفضل بكثير من الاستماع بنرفزة، وضيق صدر إلى متحدث يستمر
في الكلام مثل سيل دافق من خرطوم ماء.
سادسا: رتب أشياء الدار.
تراكم الأشياء بلا ترتيب يأكل الوقت من دون أن نحس بذلك، كما يرهق الأعصاب ايضا.
إن التفتيش عن مطرقة أو فتاحة علب لفترة من الوقت يضيع عليك وقتك كما أن
فيه عذابا مبرحا، ولا فرق إن كنت تسكن دارا كبيرة من عشر غرف أو شقة من
غرفة واحدة، فأنت تخسر كثيرا من وقتك عندما لا تجد ما تبحث عنه. وأحد أجمل
الأقوال المأثورة عبر العصور هو: "ليكن مكان لكل شيء، وليكن كل شيء في
مكانه".
والتراكم يعني في الواقع عملا غير منجز يستهلك الكثير من الوقت.
فكلنا يحتاج إلى ترتيب يبقي الأشياء في أمكنتها ويجعل حياتنا منظمة.
سابعا: نظم أوقات مشاهدة التلفزيون.
بعض الناس يصلبون أعمارهم على شاشة التلفزيون، فهذا الصندوق السحري يجرك إليه ساعات طويلة وأنت لا تحس بها.
قد يكون التلفاز مسليا ومثقفا، إلا أنه يسلبنا الوقت. ومراجعة جدول
البرامج هي الترياق الناجح للمشاهدة العشوائية لكل ما يظهر على الشاشة.
فاختر يعناية ما تنوي مشاهدته لتصرف وقتك على نحو أكثر إفادة.
وفي الختام، فإن أهم ما يرتبط بالوقت هو تنظيمه. فالذين عندهم وقت لا
يعملون عادة أقل من الذين ليس لديهم وقت، لكنهم يعرفون كيف يميزون
الأوليات ويتقيدون بما يتخذونه من قرارات. ونحن لو تعلمنا حسن استعمال
وقتنا لالتزمنا منهجا يبدل حياتنا بكاملها ويساعدنا على حسن إنجاز أعمالنا.
في كتاب لميخائيل إند حكاية فتاة لم تملك من الدنيا شيئا سوى "الوقت".
وبمساعدة أصدقائها حرصت على حمايته من اللصوص. في هذا الكتاب نقرأ:
"الحياة تتضمن سرا عظيما وبسيطا في آن، يشارك فيه كل منا.
هذا السر هو الوقت. يقيسونه بالساعات والتقاويم، لكن هذه المقاييس باطلة أو هي قليلة الفائدة، لأن الوقت هو الحياة كلها".
وهذا صحيح مائة في المائة. ذلك أن "وقتك حياتك".

Thank you hamza
Nice